Làm sao giúp sếp mới hòa nhập thành công?

Bạn vừa được thông báo sẽ có một người quản lý mới. Bạn có thể làm gì để giúp họ ra mắt và hòa nhập thành công? Theo nghiên cứu từ công ty tư vấn quản trị Egon Zehnder (Thụy Sĩ), có 3 lý do chính khiến các nhà lãnh đạo mới trở nên không phù hợp: họ không hiểu cách thức tổ chức hoạt động; họ không phù hợp với văn hóa tổ chức; và họ gặp khó khăn trong việc kết nối với các đồng nghiệp.

Cùng với đó, theo nghiên cứu của công ty tư vấn Genesis Advisers (Mỹ), việc có một quản lý mới được thăng chức từ chính bên trong nội bộ cũng không loại bỏ được những thách thức này. Các nhà lãnh đạo mà họ khảo sát cho biết việc thăng chức nội bộ khó hơn 70% so với việc đến từ bên ngoài.

Vì vậy, dù sếp mới của bạn là nhân viên nội bộ hay bên ngoài, họ vẫn cần sự hỗ trợ. Cách tốt nhất là hướng dẫn họ bắt đầu lộ trình học tập. Làm như vậy có nghĩa là trước tiên hãy đánh giá những gì họ cần học nhất và sau đó giúp họ hiểu cách đẩy nhanh quá trình học tập của mình.

Dưới đây là các đề xuất thực hiện, theo hai bước.

Tìm hiểu sếp mới cần học những gì

Có ba loại học tập cơ bản khi bắt đầu một vai trò mới: kỹ thuật, văn hóa và chính trị nội bộ. Trong đó, học về kỹ thuật là hiểu người mới cần có những gì để lãnh đạo thành công. Nó liên quan đến việc tìm hiểu về khách hàng, sản phẩm, công nghệ và hệ thống, cũng như bắt kịp tốc độ với các chi tiết cụ thể về vai trò, mục tiêu, khả năng, KPI và hiệu suất của tổ chức.

Trong khi đó, học hỏi về văn hóa là hiểu các chuẩn mực chi phối mọi hình vi của nhân viên. Còn học tập về chính trị là để hiểu cách thức hoạt động của hệ thống quyền lực và ảnh hưởng trong tổ chức. Sếp mới của bạn cần xác định được các bên liên quan chính và làm rõ các quy trình khi ra quyết định.

Nếu sếp mới của bạn được thăng chức từ bên trong, họ có thể đã rất hiểu về văn hóa, mặc dù có thể có những sắc thái văn hóa quan trọng liên quan đến việc chuyển lên cấp cao hơn. Vì vậy, trọng tâm có thể sẽ tập trung nhiều vào việc học kỹ thuật (về các khía cạnh của tổ chức mà họ không quen thuộc) và học chính trị (về cách quyền lực và ảnh hưởng hoạt động khác nhau ở cấp độ mới).

Nếu sếp mới đến từ bên ngoài nhưng cùng ngành, họ có thể sẽ quen thuộc với các khía cạnh kỹ thuật quan trọng của công việc, chẳng hạn như kiến thức về sản phẩm, thị trường và công nghệ. Vì vậy, học tập văn hóa và chính trị có thể là ưu tiên lớn nhất.

Giúp sếp mới tăng tốc quá trình học tập

Về học tập kỹ thuật, bạn có thể tự đặt ra một số câu hỏi: Tôi có thể cung cấp gì cho sếp mới để giúp họ nhanh nắm bắt khách hàng, sản phẩm, hệ thống. Những báo cáo chính hoặc thông tin sản phẩm nào sẽ hữu ích? Dữ liệu nào sẽ cung cấp cho họ hiểu biết sâu sắc về tình tình hiện tại?

Ví dụ, nếu sếp mới cần quyền truy cập vào sơ đồ tổ chức, tài chính và kế hoạch tiếp thị thì hãy tạo các tài liệu có đường dẫn liên kết (link) để giúp họ nhanh chóng truy cập thông tin cần thiết.

Một gợi ý khác là xác định thông tin lịch sử quan trọng nhất và chia sẻ các chỉ số thành công chính của đội ngũ mà sếp mới sẽ quản lý. Các thông tin về tài năng của từng thành viên sẽ giúp sếp mới hiểu rõ hơn về nhóm, làm tăng tốc độ thích nghi.

Về học tập văn hóa, bạn cần tự đặt ra các câu hỏi: Các quy tắc bất thành văn sẽ hữu ích cho người mới đến là gì? Những hiểu biết nào về việc ra quyết định, cộng tác và làm việc cùng nhau sẽ giúp một người hòa nhập nhanh hơn? Những kỳ vọng hoặc thách thức cụ thể về văn hóa mà họ cần biết?

Ví dụ, giám đốc mới gia nhập một công ty quan tâm nhiều đến những chỉ số tài chính trong các cuộc họp thì cần được thông báo trước điều đó để có thể chuẩn bị chu đáo. Ngay cả những chi tiết nhỏ như thiết kế các bản thuyết trình với hình thức hay màu sắc thế nào cho phù hợp với văn hóa công ty, nếu được đảm bảo trong lần trình bày đầu tiên, cũng sẽ gia tăng uy tín cho sếp mới của bạn.

Tương tự, với học tập chính trị nội bộ, bạn có thể tham khảo các câu hỏi sau: Các bên liên quan chính mà sếp nên gặp trong thời gian tới và có điều gì tôi nên chia sẻ về họ để sếp biết? Ai là đối tác chính mà sếp sẽ cần hợp tác để thúc đẩy các sáng kiến chiến lược? Ai là đối tác bên ngoài hợp tác chặt chẽ với đội ngũ bạn?

Đối với quản lý mới, nhất là người từ bên ngoài về, việc hiểu được tác phong của các lãnh đạo cao nhất công ty rất quan trọng. Ví dụ, sẽ là một ấn tượng tốt nếu sếp mới được bạn thông báo rằng chủ tịch công ty là người tuyệt đối đề cao việc đúng giờ khi hội họp. Sẽ là mất điểm nếu không biết rằng chủ tịch xem “đến sớm 5 phút là đúng giờ và đến đúng giờ nghĩa là đến muộn”.

Tóm lại, nhiều công ty vẫn dành quá ít thời gian và sự tập trung để giúp các nhà lãnh đạo mới thành công. Nếu bạn sắp có người sếp mới, hãy xác định cách bạn có thể giúp họ nhanh chóng hòa nhập. Việc trợ giúp họ cũng hữu ích cho chính bạn, nếu bạn đang cố gắng để đạt được sự tiến bộ trong sự nghiệp.

Phiên An (theo Harvard Business Review)